Nel 2019 mettete da parte carta e penna e imparate ad usare la firma elettronica.
Libera traduzione di un articolo di Larry Alton pubblicato il 17 dicembre 2018 su Inc., https://www.inc.com/larry-alton/5-reasons-your-business-should-use-electronic-signatures-in-2018.html
Larry Alton è un consulente aziendale indipendente specializzato in analisi dei social media, delle aziende e dell'imprenditorialità. Potete seguirlo su LinkedIn e Twitter @LarryAlton3
Inc. è una rivista mensile americana che accompagna le aziende in crescita proponendo strategie, strumenti e tecnologie innovative.
Il contenuto dell’articolo è pubblicitario e sponsorizzato da eversign, un software semplice da usare e che utilizzo per necessità professionali. La versione gratuita consente la firma di 5 documenti al mese, più che sufficienti per un piccolo studio. Altre piattaforme alternative, a pagamento a partire da 10 USD/mese, sono DocuSign, HelloSign, PandaDoc, eSign Genie, certify, ....
Probabilmente avete già ricevuto sollecitazioni per passare a soluzioni senza uso di carta nella vostra azienda. Mentre non è ancora chiaro se il concetto di un ufficio totalmente senza carta sarà mai messo in pratica, ci stiamo sempre più avvicinando a questa realtà. Anche se non è realistico pensare di eliminare completamente la carta in ufficio per il prossimo anno, il 2019 potrebbe rappresentare il momento perfetto per abbandonare il sistema di firma basato su carta e penna e adottare la firma elettronica.
Che cos’è la firma elettronica?
Una delle definizioni riporta che “la firma elettronica, o e-firma, si riferisce a un dato fornito in forma elettronica, che viene logicamente associato ad altri dati in forma elettronica, e che è usato dal firmatario per firmare. Questo metodo di firma ha lo stesso valore legale di una firma manoscritta nella misura in cui aderisce ai requisiti dello specifico insieme di regole sotto il quale la firma è stata creata.”
E’ anche importante osservare che la firma elettronica è diversa dalla firma digitale, che è il meccanismo crittografico usato per mettere in atto la firma elettronica.
Obiettivo della firma elettronica è di autenticare in modo veloce un documento con un marchio identificabile in modo univoco e che non richiede l’uso di carta e penna. Anche se ci sono ancora alcuni aspetti di sicurezza da perfezionare, le firme elettroniche sono oggi largamente utilizzate nelle questioni private, nei rapporti legali, nelle transazioni d’affari, e anche come parte di documenti ufficiali governativi.
Conoscere i benefici della firma elettronica
Prima di prendere in seria considerazione l’uso nella vostra attività della firma elettronica, dovete capire quali sono i benefici e i vantaggi. Esaminiamo alcuni dei più notevoli:
1. Semplice ed intuitiva
Il più grande beneficio della firma elettronica è che sono semplici e facili da usare. Online si trovano parecchie diverse soluzioni, ma noi useremo eversign come esempio. Usando questo sistema, dovete solo caricare il documento, dichiarare chi sono i firmatari e i destinatari, e trasferire al destinatario un link sicuro. Chi riceve firma il documento e la procedura è completata. Semplice, no!
Se siete in grado di aprire un link e cliccare su un tasto, potete usare la firma elettronica.
2. Alto livello di sicurezza
Che lo crediate o no, la firma elettronica è più affidabile e sicura di ogni tradizionale documento cartaceo. Non solo contiene la firma, ma anche ogni altra tracciabile informazione su chi ha firmato il documento, quando è stato firmato, e dove è stato firmato.
Tutto ciò è mediamente molto più robusto e legalmente più valido di ogni transazione basata su carta.
3. Conveniente
Noi operiamo in un mondo commerciale geograficamente disperso. Ai nostri giorni, anche piccoli esercizi locali trattano con svariati fornitori, clienti e partner in varie città, regioni e paesi. La firma elettronica permette l’autenticazione a distanza, il che la rende una soluzione molto più conveniente che non l’alternativa della posta e/o di stampare il documento e passarlo allo scanner.
4. Tempo di circolazione più veloce
La convenienza della firma elettronica significa che la circolazione è molto più veloce. Invece di mandare il documento ad una controparte, aspettare che lo stampi, lo firmi, lo passi allo scanner e lo invii alla successiva controparte, e che la procedura venga ripetuta da ciascuno dei destinatari, ognuna delle parti può firmare nel giro di pochi secondi.
Questa circolazione più veloce dà alle aziende una maggiore versatilità nelle situazioni che chiedono velocità di esecuzione.
5. Costo inferiore
Per finire, la firma elettronica è più efficace in termini di costo che non il tradizionale sistema con carta e penna. Non solo si risparmia sulla carta, ma anche su spese di affrancatura, materiale di spedizione, e tempo (che è denaro). Nel corso degli anni, ogni centesimo si somma.
Questo è il momento di cambiare
Non c’è bisogno di suonare l’allarme e di entrare in panico se state ancora usando la firma vecchio stile con carta e penna, ma adesso è ora di pensare ad un cambiamento.
La firma elettronica è alla fine diventata così abituale che le persone non vi guarderanno di traverso a sopracciglia alzate o vi faranno domande curiose quando ricevono un documento che richiede la firma elettronica.
Forse potreste aspettare ancora, ma a che pro? Procedete e mettetevi in posizione di vantaggio in modo da concentrarvi su cose più importanti e utili per la vostra azienda.
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